Как составить штатное расписание?

4 февраля 2018
Внимание!

При ознакомлении с информацией ниже, пожалуйста, учитывайте ОГОВОРКИ.

Дата актуализации статьи — 07.02.2018. Уточнить актуальность информации Вы можете, связавшись с нами.


 

Что такое штатное расписание?

Одним из наиболее важных документов по учету кадров является штатное расписание.

Важно

Штатное расписание применяется для оформления структуры компании, ее штатного состава и штатной численности.

Штатное расписание, как правило, содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименования должностей;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • сведения о заработной плате: окладе и надбавках.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

 


На какой срок составляется штатное расписание?

Срок действия штатного расписания нормативно не определен, поэтому данное решение возлагается на руководителя. Как правило, штатное расписание составляется на один календарный год. При этом период его действия обязательно должен быть указан на самом документе.

При необходимости внести изменения в штатное расписание в течение года возможно либо утвердить новое штатное расписание, либо внести соответствующие изменения в действующий документ.

Внимание!
Оба эти действия должны оформляться соответствующими приказами руководителя.


Является ли штатное расписание обязательным документом?

В статье 57 Трудового кодекса РФ установлено:

В трудовом договоре указываются:…

— трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)…Трудовой кодекс РФ

Это позволяет многим юристам указывать на обязательное наличие штатного расписания. Некоторые даже отмечают, что прием на работу на должность в отсутствие штатного расписания может быть квалифицирован как нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Системный анализ нормативных актов, рекомендаций государственных органов и судебной практики, также приводит к выводу, что штатное расписание необходимо для корректного осуществления деятельности, поскольку:

  • является первичной документацией по учету выплат по заработной плате;
  • является доказательством в судебном процессе по спорам с работниками;
  • облегчает ведение кадровой работы и предоставляет наглядную информацию о вакантных должностях;
  • является документом, который зачастую запрашивают при проверках налоговые органы, ФСС, ЦБ РФ;
  • определяет перечень сотрудников, подлежащих обучению по ПОД/ФТ.

 


Как составить штатное расписание?

Форма штатного расписания установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Оно представляет собой таблицу с разделами, подлежащими заполнению.

 

Графа 1. В данную графу вносятся наименования структурных подразделений организации в порядке иерархии. Например: Администрация, бухгалтерия, юридический отдел, секретариат.

Графа 2. Указывается код структурного подразделения. Например: Администрация -001 , бухгалтерия — 002, юридический отдел — 003, секретариат — 004.

Графа 3. Заполняются сведения о должностях. Это делается в строгом соответствии с трудовым договором и трудовой книжкой. Например: Генеральный директор, главный бухгалтер, бухгалтер, юрист, секретарь.

Графа 4. В данную графу вносят сведения о количестве штатных единиц. Необходимо обратить внимание, что указывается не фактическое количество сотрудников, работающих в организации в данный момент, а максимально возможное количество сотрудников, которые могут занимать ту или иную должность. Например. В ООО «Фемида» фактически работают 3 юриста. При этом, в организации есть еще 2 аналогичных вакантных должности. Соответственно, в штатном расписании в графе 4 необходимо указать «штатные единицы – 5».

Графа 5. Заполняются сведения о тарифной ставке (окладе). Указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Графа 6-8. Сведения о надбавках. Здесь показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Графа 9. Является показателем ежемесячного фонда заработной платы на каждую конкретную должность. Вычисляется путем суммирования граф с 5-9 и умножения полученной суммы на графу 4.

Графа 10. Примечание. В нее вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок, и т. д.

 


Чем отличается штатное расписание от штатной расстановки?

Штатная расстановка является более детальным документом, нежели штатное расписание, однако вообще не упоминается на законодательном уровне.

Выделим основные отличия штатной расстановки от штатного расписания:

  • не является обезличенным документом в отличие (от штатного расписания), то есть содержит ФИО сотрудников, занимающих конкретные должности;
  • не имеет унифицированной формы, но, как правило, составляется на основе штатного расписания;
  • содержит в себе информацию о фактически занятых и вакантных должностях;
  • является постоянно изменяемым документом в связи с происходящими кадровыми перестановками.

 


Сколько должно храниться штатное расписание?

Согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», установлены следующие сроки хранения:

  • штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и/или утверждения – постоянно (либо не менее 10 лет);

б) в других организациях – 3 года;

  • проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению — 5 лет;
  • переписка по разработке и изменению штатных расписаний — 3 года.

Отметим, что штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) хранятся 75 лет.

 


Значение штатного расписания в сфере ПОД/ФТ.

На основании штатного расписания удобно составлять Перечень сотрудников, которые должны проходить обязательную подготовку и обучение в целях ПОД/ФТ (Перечень обучаемых). Во многом именно наименование должности сотрудника является основанием для прохождения обучения по ПОД/ФТ. Однако, следует учитывать и функционал (должностные обязанности).

Надзорные органы при проверке системы ПОД/ФТ часто запрашивают копию штатного расписания. При выездной проверке, как правило, запрашиваются все редакции штатного расписания, действовавшие в проверяемом периоде. Причем нередко проверяющие требуют предоставить именно штатную расстановку (должности с указанием ФИО занимающих их сотрудников, а также дат приема на работу и увольнения).

Важно

При изменении штатного расписания рекомендуем проверять необходимость соответствующей корректировки Перечня обучаемых.

Внимание!

Ошибки в штатном расписании могут привести к ошибкам в Перечне обучаемых, что, в свою очередь, может повлечь административное наказание по ч. 1 ст. 15.27 КоАП РФ.

Поделиться в соцсетях:

Информационная рассылка по тематике финансового мониторинга и ПОД/ФТ/ФРОМУ

Важно. Актуально. Полезно