Дата актуализации материала — 17.12.2025. Уточнить актуальность информации Вы можете, связавшись с нами.
Общие правила заверения копий документов
С 18 августа 2025 года вступил в силу «ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Утратил силу «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяет свое действие на организационно-распорядительные документы, такие как:
- уставы;
- положения;
- правила;
- инструкции;
- регламенты;
- постановления;
- распоряжения;
- приказы;
- решения;
- протоколы;
- договоры;
- акты;
- письма;
- справки и др.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).Пункт 5.26. ГОСТ Р 7.0.97-2025.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.Пункт 5.26. ГОСТ Р 7.0.97-2025.
На практике надпись о месте хранения документа делают на копии очень редко. Принципиально важным это может быть лишь в рамках судебного или административного делопроизводства.
Особые требования к заверению копий документов
Некоторые нормативные акты содержат особые требования к оформлению документов. Например, указания Банка России, часто устанавливают особый порядок заверения копий документов.
В тексте запросов надзора могут устанавливаться особые требования к документам, часто не основанные на каких-либо нормах.
Так, в запросах Банка России можно встретить следующие формулировки:
…Выписки из Правил внутреннего контроля следует представить в формате .pdf по форме: титульный лист, содержащий дату, подпись лица, утвердившего редакцию Правил, оттиск печати организации, а также страницы Правил, содержащие соответствующие пункты.
